En conclusión y para ir cerrando el tema, les dejo otros ejemplos de KPI aplicados en las organizaciones.
Como experiencia propia en 8 años en el área logística podría decir que me han sido de mucha ayuda y me han enseñado como plantearse objetivos y poder medir el rendimientos de estos mismos.
Siempre hay que tener en cuenta que no son solo hacer gráficos y mirar sus numero a fin de mes, sino es analizarlos con frecuencia para plantear algún plan de acción en caso de que sea vea que el rumbo no es el correcto.
1- ABASTECIMIENTO
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
FÓRMULA
IMPACTO (COMENTARIO)
Calidad de los Pedidos Generados
Número y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso, o sin necesidad de información adicional.
Productos Generados sin Problemas x 100
Total de pedidos generados
Cortes de los problemas inherentes a la generación errática de pedidos, como: costo del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del personal de compras para identificar y resolver problemas, incremento del costo de mantenimiento de inventarios y pérdida de ventas, entre otros.
Entregas perfectamente recibidas
Número y porcentaje de pedidos que no cumplen las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor
Pedidos Rechazados x 100
Total de Órdenes de Compra Recibidas
Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.
Nivel de cumplimiento de Proveedores
Consiste en calcular el nivel de efectividad en las entregas de mercancía de los proveedores en la bodega de producto terminado
Pedidos Recibidos Fuera de Tiempo x 100
Total Pedidos Recibidos
Identifica el nivel de efectividad de los proveedores de la empresa y que están afectando el nivel de recepción oportuna de mercancía en la bodega de almacenamiento, así como su disponibilidad para despachar a los clientes
2. INVENTARIOS
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
FÓRMULA
IMPACTO (COMENTARIO)
Índice de Rotación de Mercancías
Proporción entre las ventas y las existencias promedio. Indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas.
Ventas Acumuladas x 100
Inventario Promedio
Las políticas de inventario, en general, deben mantener un elevado índice de rotación, por eso, se requiere diseñar políticas de entregas muy frecuentes, con tamaños muy pequeños. Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una excelente comunicación entre cliente y proveedor.
Índice de duración de Mercancías
Proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último período. Indica cuantas veces dura el inventario que se tiene.
Inventario Final x 30 días
Ventas Promedio
Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materialización inmediata y que esta corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia.
Exactitud del Inventario
Se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio presentan irregularidades con respecto al inventario lógico valorizado cuando se realiza el inventario físico
Valor Diferencia ($)
Valor Total de Inventarios
Se toma la diferencia en costos del inventario teórico versus el físico inventariado, para determinar el nivel de confiabilidad en un determinado centro de distribución. Se puede hacer también para exactitud en el número de referencias y unidades almacenadas
3. ALMACENAMIENTO
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
FÓRMULA
IMPACTO (COMENTARIO)
Costo de Almacenamiento por Unidad
Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el número de unidades almacenadas en un período determinado
Costo de almacenamiento
Número de unidades almacenadas
Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y así decidir si es mas rentable subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo propiamente.
Costo por Unidad Despachada
Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos operativos del centro de distribución.
Costo Total Operativo Bodega
Unidades Despachadas
Sirve para costear el porcentaje del costo de manipular una unidad de carga en la bodega o centro distribución.
Nivel de Cumplimiento Del Despacho
Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un período determinado.
Número de despachos cumplidos x 100
Número total de despachos requeridos
Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega.
Costo por Metro Cuadrado
Consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega
Costo Total Operativo Bodega x 100
Área de almacenamiento
Sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y así poder negociar valores de arrendamiento y comparar con otras cifras de bodegas similares.
6 . FINANCIEROS
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
FÓRMULA
IMPACTO (COMENTARIO)
Costos Logísticos
Está pensado para controlar los gastos logísticos en la empresa y medir el nivel de contribución en la rentabilidad de la misma.
Costos Totales Logísticos
Ventas Totales de la Compañía
Los costos logísticos representan un porcentaje significativo de las ventas totales, margen bruto y los costos totales de las empresas, por ello deben controlarse permanentemente. Siendo el transporte el que demanda mayor interés.
Márgenes de Contribución
Consiste en calcular el porcentaje real de los márgenes de rentabilidad de cada referencia o grupo de productos
Venta Real Producto
Costo Real Directo Producto
Sirve para controlar y medir el nivel de rentabilidad y así tomar correctivos a tiempo sobre el comportamiento de cada referencia y su impacto financiero en la empresa.
Ventas Perdidas
Consiste en determinar el porcentaje del costo de las ventas perdidas dentro del total de las ventas de la empresa
Valor Pedidos no Entregados
Total Ventas Compañía
Se controlan las ventas perdidas por la compañía al no entregar oportunamente a los clientes los pedidos generados . De este manera se mide el impacto de la reducción de las ventas por esta causa
Costo por cada 100 pesos despachados
De cada 100 pesos que se despachan, que porcentaje es atribuido a los gastos de operación.
Costos Operativos Bodegas
Costo de las Ventas
Sirve para costear el porcentaje de los gastos operativos de la bodega respecto a la ventas de la empresa.
Entre las herramientas de gestión más conocidas en la actualidad se encuentran los indicadores clave de rendimiento (KPIs).
Desde el Museo Nacional de Australia al First Bank de Nigeria, desde la Autoridad del Canal de Panamá a la Rolls Royce, desde el Ministerio de Educación en Brunei Darussalam a la American Medical Association, todos usan KPIs a fin de entender, aprender y mejorar el funcionamiento de las industrias, los departamentos y los equipos de trabajo.
El uso de Indicadores para el Control de Gestión está creciendo aceleradamente en las empresas de habla hispana.
Sixtina le ofrece los ejemplos de Indicadores (KPI) más utilizados entre nuestros clientes, y también aquellos obtenidos en entrevistas con profesionales, consultores y académicos tanto para su uso dentro de estrategias específicas (Balanced Scorecard y Mapas Estratégicos) o para el Control de Gestión (Dashboard) que ilustran el uso de los KPIs en la práctica y su relación con los objetivos organizacionales.
El interés por los KPIs y por su utilización en las industrias viene creciendo en todo el mundo, impulsado tanto por regulaciones gubernamentales como por los beneficios que ofrecen estos indicadores en términos de confiabilidad, transparencia, inmediatez y logro de resultados.
Esta tendencia quedó reflejada en las miles de visitas que hubo durante en el año 2011 y 2012 al sitio web Sixtina y los muchos KPIs consultados, marcados y valuados por los miembros de la comunidad.
El presente informe acerca de losTOP 10 INDICADORES (KPI) EN 2011 y 2012 ofrece una perspectiva general de cómo se utilizan los KPIs en la práctica, hoy, combinando la información proveniente de la comunidad Sixtina con la investigación y el análisis del equipo de consultores. Aun cuando está centrado en los KPIs que más se usaron en el período 2011 y 2012, el informe incluye, asimismo, el análisis y la reflexión acerca de la gestión del desempeño hoy en día.
LOS TOP 10 INDICADORES (KPI) EN 2011 y 2012, EN CUENTA REGRESIVA
Nro. 10: TRABAJOS DE MANTENIMIENTO PENDIENTES
Descripción: Mide el trabajo necesario para evitar el deterioro de un activo o su función que no se ha llevado a cabo, pero ha sido identificado por hacer.
Objetivo Estratégico: Controlar el cumplimiento del plan de mantenimiento.
Métrica: Cantidad de Horas hombre de trabajo de mantenimiento incompleto debe ser finalizado.
Meta: Menos de 3%.
Dirección: Minimizar.
Grado de dificultad: La utilidad y precisión de este KPI depende de contar con un plan de mantenimiento de actualizado y de su control periódico.
Nro. 9: RELACIÓN INVENTARIOS / VENTAS
Descripción: Mide la relación entre el valor de inventario del minorista y el volumen de ventas
Objetivo Estratégico: Se usa para determinar si la empresa está llevando demasiado inventario, indicando el inventario adecuado para satisfacer la ventas
Métrica: Valor en $ del Inventario promedio / Valor en $ del ingreso promedio de ventas
Meta: Particular para cada tipo de negocio
Dirección: Estabilizar dentro de un rango de tolerancia
Grado de dificultad:Los reportes precisos para este KPI dependerán de un inventario bien mantenido y registro del correcto registro de las ventas. La frecuencia de la información debe coincidir con la velocidad de la rotación de inventarios.
Nro. 8: CANTIDAD DE HORAS HOMBRE GANADAS
Descripción: Mide el total de horas-hombre utilizadas para completar las etapas los trabajos programados.
Objetivo Estratégico: Para evaluar la productividad del trabajo y el progreso proyectos.
Métrica: Cantidad de horas hombre planificadas x % de avance del trabajo completado.
Meta: Igual o menor a las horas planificadas para cada etapa.
Dirección: Maximizar la diferencia.
Grado de dificultad: Se requiere un sistema operativo bien mantenido, capaz de registrar el progreso de la obra o proyecto en cualquier punto.
Nro. 7: PROPORCIÓN DE EMPLEADOS GERENCIALES A NO GERENCIALES
Descripción: Mide la relación entre el número de individuos en puestos de dirección y la plantilla de la organización.
Objetivo Estratégico: Evaluar la estructura organizativa y optimizar el equilibrio jerárquico
Métrica: Cantidad de empleados en puestos de dirección (final del período) / Cantidad total de Empleados (final del período)
Meta: Dependerá del modelo organizacional de la empresa. Para modelos con predominio horizontal se buscará minimizar el ratio
Dirección: Minimizar
Grado de dificultad: Para contar con reportes bien precisos de este KPI es necesario tener un registro bien actualizado de los cargos directivos y del resto de la plantilla laboral de la organización.
Nro. 6: ROTACIÓN DE PERSONAL
Descripción: Mide la velocidad a la que los empleados dejan la organización en un período de tiempo determinado (es decir mes, trimestre, año)..
Objetivo Estratégico: Para indicar el nivel de satisfacción de los empleados con la organización, dado que si los empleados están descontentos será más probable que abandonen la empresa
Métrica: (Número de empleados que dejan la organización al final del periodo de referencia / Número de empleados de la organización al inicio del periodo de referencia) x 100
Meta: Inferior al 5%
Dirección: Minimizar
Grado de dificultad: A veces Es difícil obtener cifras precisas si los sistemas de recursos humanos no están diseñados para registrar los datos que requiere este KPI.
Nro. 5: UNIDADES POR HORA/HOMBRE
Descripción: Mide el número de unidades terminadas realizadas por hora de trabajo. Una hora-hombre es la cantidad de trabajo que realiza una persona en una hora.
Objetivo Estratégico: Para evaluar la productividad del trabajo en términos de producción por hora-hombre.
Métrica: Cantidad de unidades de producción / Cantidad de horas hombre
Meta: Lo más alta posible según el estándar de productividad
Dirección: Maximizar
Grado de dificultad: Informes precisos para este KPI dependen de un sistema bien mantenido para el seguimiento de los niveles de producción salidas y las horas-hombre empleadas
Nro. 4: TASA DE REALIZACIÓN
Descripción: Mide el porcentaje de los ingresos efectivamente obtenidos en relación con los ingresos potenciales representados por la lista de precios.
Objetivo Estratégico: Indica la capacidad de la empresa para facturar a sus precios de catálogo, ya que los clientes por lo general tienden a negociar reducciones de precios
Métrica: Monto de Ingresos en $ ganado realmente / Monto potencial de Ingresos en $ representado por los precios de lista
Meta: 100% o superior
Dirección: Maximizar
Grado de dificultad: Reportes precisos para este KPI requieren de un buen registro de la lista de precios y de la facturación detallada de los productos y servicios.
Nro. 3: TASA BERRY (BERRY RATIO)
Descripción: La proporción del Margen Bruto de la empresa en relación a los gastos de funcionamiento.
Objetivo Estratégico: Esta relación se usa como un indicador de beneficios de una compañía en un período dado de tiempo
Métrica: Monto en $ de Ganancia bruta / Monto en $ de Gastos Operativos
Meta: Un coeficiente de relación de 1 o más indica que la empresa está haciendo ganancias por encima de todos los gastos variables, mientras que un coeficiente inferior a 1 indica que la empresa está perdiendo dinero.
Dirección: Maximizar
Grado de dificultad: Se requiere un sólido sistema contable-financiero para la presentación de los datos y su seguimiento.
Nro. 2: VELOCIDAD DE ROTACIÓN DE INVENTARIOS
Descripción: Mide el porcentaje de mercaderías que no se ha movido durante una determinada cantidad de días, de las existencias en general. El número definido de días debe ser menor que el establecido para los artículos obsoletos.
Objetivo Estratégico: Para evaluar la capacidad de gestión de inventario. La lentitud en el movimiento de mercaderías puede convertir al stock en obsoleto y generar pérdidas económicas
Métrica: (Cantidad de artículos con X días sin movimiento / Cantidad total de artículos en el inventario) x 100
Meta: Lo más baja posible
Dirección: Minimizar
Grado de dificultad: Informes de buena exactitud para este KPI dependen de un buen sistema de gestión de inventarios
Nro. 1: Tasa de Ocupación de Camas Hospitalarias
Descripción: Mide el porcentaje de camas en el hospital que están ocupadas por pacientes, dentro del número total de camas disponibles en los hospitales
Objetivo Estratégico: Para indicar la eficiencia del hospital en cuanto a la gestión de cama e internación y a su capacidad de reserva.
Métrica: Cantidad de camas ocupadas / Cantidad de camas disponibles para hospitalización
Meta: Lo más alta posible
Dirección: Maximizar
Grado de dificultad: El cálculo exacto para este KPI requiere de un sistema de registro de pacientes en tiempo real, para que no exista retraso entre la hospitalización real (la ocupación de la cama) y su registración en el sistema.
A continuación la importancia de la implementación del código de barra en la logística, los resultados son de suma importancia para la exactitud en la recolección de datos para la creación de los KPI:
CÓDIGO DE BARRAS
Las organizaciones requieren de la aplicación de estándares de comunicación que les permitan la implementación de soluciones ágiles de reducción e costos, así como la optimización del ciclo del negocio, de la organización en particular, de la Cadena de Abastecimiento y del consumidor final.
¿QUÉ ES UN ESTÁNDAR?
El diccionario de la lengua española define un estándar como un tipo, modelo, norma, patrón o referencia por ser corriente.
Dentro de las organizaciones y dada la globalización, la principal característica del estándar es su uso generalizado, es decir, su compatibilidad de adopción por cada uno de los miembros de la Cadena de Abastecimiento.
Una de las principales ventajas que obtiene una red de valor de un estándar es la posibilidad de encontrar en el mercado una amplia gama de productos (de diversa proveniencia) que satisfagan unas características comunes, lo cual redunda en una mayor oferta, en una mayor asequibilidad y un menor costo, requisitos imperativos de un mercado competitivo.
Un ejemplo de la conveniencia de la aplicación de estándares se encuentra en la tecnología USB, dado que un cambio en las dimensiones de un dispositivo USB, implicaría modificar el tamaño de todos los puertos USB del mercado. Este mismo ejemplo se puede aplicar a cualquier modelo de mercado, desde los DVD, hasta las tostadoras. Este ejemplo nos deja ver tres características aplicables a un sistema estándar:
Garantía de continuidad: Por lo que un cambio en el estándar implica un cambio en el mercado lo cual generaría una situación caótica.
Una traducción única: La aplicación de características comunes.
Reducción del margen de error: Dado a que todo el mercado se guía por el mismo parámetro.
ESTÁNDARES INTERNACIONALES PARA EL CÓDIGO DE BARRAS
Uno de los estándares de mayor impacto en la historia del mercado universal es el Código de Barras. ¿De qué depende su alto grado de Normalización?.
Uniform Code Council - UCC
El UCC es una organización estadounidense que en 1973 adoptó el código de barras denominado UPC, creado para identificar productos de origen nacional, es decir, de origen americano.
Posteriormente, dados sus beneficios Canadá decidió acogerse a este sistema estándar. En la actualidad UCC abarca aproximadamente 300.000 compañías en calidad de miembros.
Asociación Europea de Codificación de Artículos - EAN
A raíz de la situación que se presentaba en América del Norte, en 1977 representantes de empresas de productos de consumo masivo de doce países europeos, tuvieron la iniciativa de crear su propio estándar de identificación a través de la Asociación Europea de Codificación de Artículos - EAN.
GS1 Global
Con el paso del tiempo las organizaciones en representación de países no europeos como Japón y Australia se unieron a la iniciativa de la EAN, tomando el nombre de Asociación Internacional de Codificación de Artículos, EAN Internacional y finalmente GS1 Global.
Organización GS1 Global
Hoy en día más de 1,3 millones de compañías alrededor del mundo participan en el desarrollo del sistema estándar GS1, a través de una red internacional de 112 organizaciones que representan 150 países de todos los continentes. Esta red internacional se encarga del desarrollo, promoción y administración del sistema.
Países miembros de la Organización GS1 Global
¿QUÉ ES EL CÓDIGO DE BARRAS?
El código de barras es un lenguaje estandarizado útil para la identificación de unidades comerciales y logísticas de forma única. Esta herramienta es útil para la aplicación de sistemas de captura automática de información.
El código de barras Global Trade Item Number(GTIN,regido por GS1,de ahora en adelante GTIN), está constituido por dos partes principales:
Código: La representación alfanumérica o solamente numérica que identifica la unidad de comercialización, logística etc.
Símbolo: La representación gráfica del código que permite la captura de su información de manera automática a través de la lectura.
AMBIENTES DE APLICACIÓN DEL CÓDIGO DE BARRAS
La Organización GS1 ha identificado seis (6) ambientes de aplicación básica de la identificación mediante código de barras.
IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES LOGÍSTICAS
Para la identificación de unidades logísticas se emplea el SSCC o Código Seriado de Contenedor de Embarque. Este número es único para cada unidad logística.
Es simbolizado con la simbología GS1 128 (00) con identificador de aplicación, lo cual indica que los datos que se mencionarán a continuación corresponde a un código SSCC.
Los embalajes correspondientes a las unidades logísticas deben contener etiquetas en las cuales se consigne la información pertinente además de los códigos de embarque. Con el objetivo de respaldar el proceso estándar de identificación en la Cadena de Abastecimiento, la información en las etiquetas se encuentra grupada en tres secciones destinadas al proveedor, el cliente y al transportador. Estas secciones pueden ir siendo consignadas a medida que la información se conozca de manera pertinente.
Gráfica basada en el contenido de "El Código de Barras, El Lenguaje Universal de Negocios. GS1.
IDENTIFICACIÓN DE LOCALIZACIONES
Para identificar las localizaciones a nivel mundial se utiliza el código GLN o Número Global de Localización, el cual identifica localizaciones funcionales y físicas. Estos códigos también sirven para identificar buzones EDI. Ejemplos de localización funcional: Jefe de Ventas, Gerente de línea... Ejemplos de localización física: Bodegas, Puntos de Venta...
El código GLN se construye basándose en la estructura de codificación GTIN 13 estándar. La única simbología de código de barras que se puede utilizar para codificar un GLN es la GS1 128.
IDENTIFICACIÓN DE LOCALIZACIONES FUNCIONALES
Para este caso hay que utilizar identificadores de aplicación dependiendo del tipo de funciones asignadas a cada localización. Por ejemplo:
Enviar a / Entregar a: Identificador 410
Facturar a: Identificador 411
Comprado a: Identificador 412
IDENTIFICACIÓN DE LOCALIZACIONES FÍSICAS
Para este caso se utiliza el identificador de Aplicación 414.
Cabe recordar que no existe restricción alguna en generar una asignación de código GTIN 13 a una localización y otra a un producto, dado que sus aplicaciones son totalmente distintas.
EJEMPLO DE COMPOSICIÓN DEL CÓDIGO DE LOCALIZACIÓN
Supongamos que deseamos descomponer un código de barras para una localización física. En este caso se utiliza el código de identificación tipo EAN/UCC - 13, simbolizado en EAN/UCC - 128, y se utiliza al inicio del código el identificador de aplicación respectivo, según esta sea localización física o funcional. La siguiente gráfica especifica la descomposición del código EAN/UCC-13.
Ahora explicaremos la simbología EAN/UCC-128, cabe recordar que EAN/UCC-13 hace referencia al código y el EAN/UCC-128 al símbolo.
Zonas de silencio: Son los espacios claros al inicio y al final del código, y que permiten identificar al lector donde inicia y termina el símbolo. Se ubican precediendo el carácter de inicio y luego del carácter final.
Carácter de inicio: Este carácter determina el tipo o conjunto de carácteres que se representan. En la simbología EAN/UCC puede ser:
Inicio A: Carácter que permite que se simbolicen carácteres alfanuméricos ASCII en mayúsculas y carácteres de puntuación.
Inicio B: Carácter que permite que se simbolicen carácteres alfanuméricos ASCII en mayúsculas y minúsculas además de carácteres de puntuación.
Carácter que permite simbolizar única y exclusivamente carácteres númericos en pares de 00 a 99, de tal forma que dos dígitos de información númerica son representados empleando tan solo un carácter de símbolo. El estándar del código dice que cada vez que el código sea exclusivamente númerico debe utilizarse un inicio C, para de esta forma reducir el tamaño del símbolo.
Carácter FNC1: También llamado carácter de función 1, este carácter junto con el de inicio define la símbología estándar UCC/EAN-128. De igual forma este carácter se usa como separador entre campos, cuando en un símbolo se concatenan varios campos de longitud variable.
Simbolización de datos del código: Los datos simbolizados corresponden a toda la información relacionada con el producto/servicio/localización.
Carácter de Control: Este es un carácter de chequeo calculado a partir de los demás carácteres del símbolo de acuerdo con un algoritmo preestablecido. Su uso es obligatorio y se emplea para verificar que el código ha sido leído y compuesto correctamente.
Carácter final: Este es un carácter auxiliar que indica el final del símbolo del código de barras. Este se ubica al extremo derecho del símbolo.
IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES DE COMERCIALIZACIÓN
Una unidad de comercialización es aquel producto o servicio que puede ser vendido en cualquier etapa de la Cadena de Abastecimiento, por ende a esta unidad le puede ser asignado un precio, ser facturada o pedida de manera automática.
Los códigos de identificación para unidades de comercialización reciben el nombre genérico de GTIN, la cual es una estructura universal para identificar unidades de comercialización. La estructura GTIN agrupa diversos códigos, estos son:
Para determinar que código corresponde aplicar a determinado producto, es necesario identificar la tipología de la unidad de comercialización. tal como se verá a continuación:
Unidades de comercialización detallistas
Estas unidades son leídas por el escáner en el punto de venta, se clasifican según su contenido, ya sean fijas o variables, y son denominadas comúnmente como "Unidades mínimas de consumo".
Unidades de comercialización detallistas de contenido fijo: Estas son unidades cuyo precio de venta es independiente de variables como peso, longitud, o número de unidades. Dentro de esta clasificación podemos encontrar los Multiempaques, Los Libros y las Publicaciones seriadas como periódicos.
Normalmente
Código: GTIN 13
Siimbolizado: GTIN 13
Productos con área de impresión reducida
Código: GTIN - 8
Simbolizado: GTIN - 8
Productos comercializados en EE.UU
Código: UCC - 12
Simbolizado: UPC - A o UPC-E
Ejemplo de construcción de un código GTIN-13 para una unidad de comercialización detallista de contenido fijo:
Ahora explicaremos la composición de la simbología GTIN-13 (conocida también como EAN/UCC-13).
Zonas de silencio: Son los espacios claros al inicio y al final del código, y que permiten identificar al lector donde inicia y termina el símbolo. Se ubican precediendo el carácter de inicio y luego del carácter final.
Separadores laterales: Son carácteres auxiliares de barras que indican el inicio y el final del símbolo del código de barras.
Simbolización de datos del código: Antes del separador central se simbolizan los primeros seis dígitos y luego de ella los seis dígitos siguientes.
Separador Central: En las simbologías GTIN-13, GTIN-8 y UPC-A este carácter sirve para separar las dos mitades del código.
Ejemplo de construcción de un código GTIN-8 para una unidad de comercialización detallista fijo, cuyo producto cuenta con área reducida.
Cabe recordar que la simbología GTIN-8 (EAN/UCC-8) es utilizada cuando se cuenta con áreas de impresión reducidas. El codigo GTIN-8 debe solicitarse cuando un código GTIN-13 sea impreso en la etiqueta o sticker y ocupe más del 25% del área de impresión; o cuando un código GTIN-13 sea impreso directamente en el empaque y este ocupe más del 12,5% del total del área posible de impresión.
La composición de la simbología GTIN-8 es exactamente igual a la composición de la simbología GTIN-13, es decir que cuenta con zonas de silencio, separadores laterales, simbolización de los dígitos del código y separador central.
Unidades de comercialización detallista de contenido variable: Estas son unidades cuyo precio de venta es determinado por una unidad de medida como el peso, la longitud o el número de unidades. Ejemplos de estas unidades son las frutas, verduras, telas entre otros.
En este caso cada país cuenta con autonomía para determinar la metodología de codificación. En el caso de Colombia GS1 Colombia ha definido dos metodologías dependiendo de quien codifica la unidad. Si es el industrial debe de codificar la unidad de medida, y si es el comerciante puede codificar tanto el precio como la unidad de medida, en todos los casos haciendo uso de la estructura de código GTIN-13.
Unidades de comercialización no detallistas
Estas son unidades de comercialización detallistas o una mezcla de las mismas que no son leídas por el escáner del punto de pago. Regularmente son unidades de embalaje que facilitan los procesos de almacenamiento y transporte.
Las unidades de comercialización no detallistas presentan una subdivisión respecto a su tipología de mayor grado a la distinción entre contenido fijo y variable, estas unidades se dividen así:
Unidades de comercialización no detallistas de contenido estándar.
De contenido fijo
De contenido variable
Unidades de comercialización no detallistas de contenido no estándar.
De contenido fijo
De contenido variable
Las unidades de comercialización no detallistas de contenido estándar se caracterizan por contener un solo tipo de unidad de comercialización detallista, se consideran de contenido fijo cuando siempre contienen la misma cantidad de comercialización detallista; por ejemplo una caja que contenga siempre 10 botellas de agua. Estas se identifican mediante código GTIN-13 o GTIN-14 con indicador de contenido 1 al 8, y se puede simbolizar con ITF-14, y si es requerido agregar información adicional se debe utilizar para su simbolización el estándar GS1-128 con su respectivo identificador de aplicación.
Cuando por el contrario su contenido es estándar variable, esto quiere decir que estas unidades contienen diferentes cantidades de la unidad de comercialización detallista o la misma cantidad pero con unidades de medida distintas, por ejemplo una canasta con 20 unidades de queso cuyo peso varía en cada unidad. Para identificar estas unidades se debe utilizar el código GTIN-13, UCC-12 o el GTIN-14 con indicador de contenido 9 para indicar que es una unidad de contenido estándar variable. Se debe simbolizar utilizando GS1-128.
Las unidades de comercialización no detallistas de contenido no estándar contienen un mix de unidades de comercialización detallistas, es decir que contiene más de un tipo de producto. Por ejemplo una canasta con diferentes productos farmacéuticos, o una caja de limpiadores con diferente aroma (lo cual hace que las unidades sean distintas). Estas se consideran de contenido fijo cuando siempre contienen la misma mezcla y en las mismas proporciones, por ejemplo una caja que contiene siempre 6 limpiadores con aroma a pino y 6 limpiadores con aroma a lavanda. Estas se identifican mediante código GTIN-13 o GTIN-14 con indicador de contenido del 1 al 8, se pueden simbolizar mediante el estándar ITF-14, o si se requiere agregar información adicional se debe utilizar GS1-128 con su respectivo identificador de aplicación. Vale la pena aclarar que para poder ser utilizado el estándar de codificación GTIN-14 se debe partir del GTIN-13, dado que es este el que identificará la mezcla.
Cuando por el contrario su contenido (el de las unidades de comercialización no detallistas de contenido no estándar) es no estándar variable, esto quiere decir que estas mezclas de unidades contienen diferentes cantidades de las unidades de comercialización detallista, o igual cantidad de unidades pero con unidades de medida variable. Esta tipología es considerada como una unidad logística y se codifica utilizando el estándar SSCC y se simbolizan utilizando EAN/UCC-128.
Ejemplo de construcción de un código para unidades de comercialización no detallistas de contenido estándar fijo.
En este caso se aplica el código GTIN-13 (EAN/UCC-13) cuya construcción ya observamos, es decir quepuede ser codificada como una unidad de comercialización detallista, lo que le permite en caso de requerirse, ser leída en el punto de venta por el escáner. Sin embargo también puede ser codificada con el estándar GTIN-14, tal como observaremos:
Para simbolizar estas unidades de comercialización no detallistas de contenido estándar fijo se utiliza el ITF-14 o el GS1-128
La simbología estándar ITF-14 es conveniente cuando no se requiere información adicional respecto al producto, información tal como fecha de vencimiento, dimensiones, lote de fabricación etc; o cuando se tiene un tipo de embalaje distinto para cada tipo de unidad de comercialización detallista, en este caso el código de barras puede imprimirse en el corrugado.
El GS1-128 evidentemente es conveniente utilizar cuando se requiere información adicional respecto a la unidad de comercialización detallista. Vale la pena recordar que el estándar GS1-128 (conocido como EAN/UCC-128) requiere que se emplee un identificador de aplicación, en este caso será el identificador (01), tal como se mostrará en la siguiente gráfica:
Dado que anteriormente explicamos la composición del estándar de simbolización GS1-128, ahora nos limitaremos a mostrar la composición del símbolo ITF-14.
Zonas de silencio: Espacio claro al inicio y al final del código que le permiten al lector ubicar donde inicia y finaliza este.
Carácter de inicio: Este carácter le indica al lector donde comenzar a leer un carácter del código de barras.
Dígitos del Código: Siete pares de carácteres de símbolos que representan los datos.
Carácter de Parada: Este carácter le indica al lector donde termina el código de barras.
Ejemplo de construcción de un código para unidades de comercialización no detallistas de contenido estándar variable.
En este caso se modifica el indicador de contenido, vale la pena recordar que para contenido variable se ha reservado el indicador 9. Así:
Ya en cuanto su simbología es imperativo aclarar que siempre debe de utilizarse el identificador de aplicación (dado que es un símbolo GS1-128, que siempre requiere de identificador) 01, es decir (01) para iniciar el código y después del código GTIN-14 debe ir el identificador de aplicación respectivo para indicar la cantidad contenida. Recuerde que para estas unidades de comercialización no detallistas de contenido estándar variable solo puede utilizarse simbología GS1-128.
Recordemos que el concepto de variable puede de aplicarse tanto para el número de unidades como para la variabilidad en la unidad de medida como es el peso. Por ello veamos un ejemplo de cada caso:
Peso fijo, número de unidades variable:
Logyca, Identificación estándar.
En este caso hablamos de una unidad de comercialización no detallista (dado que contiene varias unidades detallistas y la caja no es leída por el punto de pago) estándar (dado que contiene el mismo tipo de unidad de comercialización detallista "Ketchup") de contenido variable (dado que no siempre contienen la misma cantidad de unidades, pero si el mismo peso por unidad).
Se inicia con el identificador de aplicación (01) por ser GS1-128. Luego el indicador de contenido 9, dado que este está reservado para contenido variable. Luego el código GTIN-14, este a su vez se compone del código GTIN-13 (770 25648 0025 2) de la unidad de comercialización detallista, pero sin el dígito de control, dado que este se recalcula, por ende el GTIN-14 es 770 25648 0025 8 (el 8 es el dígito de control recalculado, ya no es 2 como lo era en la unidad detallista). Luego entre paréntesis se indica el identificador de aplicación respectivo al peso fijo de la unidad, en este caso (30). Por último para cerrar se indica la cantidad de unidades de comercialización detallistas que se encuentran en la caja, es decir 9 unidades (como se puede observar en la anterior gráfica).
Peso variable:
Logyca, Identificación estándar
En este caso hablamos de una unidad de comercialización no detallista (dado que contiene varias unidades detallistas "Racimos de banano" y la caja no es leída por el escáner del punto de pago) estándar (dado que contiene el mismo tipo de unidades detallistas) de contenido variable (dado que cada "racimo de banano cuenta con un peso diferente").
Se inicia de igual manera que el caso anterior, es decir identificador de aplicación (01), identificador 9 (contenido variable). Luego recordemos que se indica el código de la unidad de comercialización detallista, que al ser de contenido variable cada país cuenta con autonomía para codificarlo, esto hasta el dígito de control 8. Luego se indica (y esta parte es estándar internacional) el identificador de aplicación de peso variable (310n) y después la cantidad de la unidad de medida, como la sumatoria de los racimos de banano es igual a 2,340, este se coloca en la parte final junto a los ceros a su izquierda suficientes para completar los números requeridos por el código. la variable n que acompaña el identificador de aplicación (310n) corresponde a los lugares hacia la izquierda que debe correrse la coma en el peso. En este caso al ser 002340, y su n=3, quedaría en la decodificación como: 002,340.
Ejemplo de construcción de un código para unidades de comercialización no detallistas de contenido no estándar fijo.
En este caso al ser un contenido no estándar estamos hablando de la existencia de una mezcla de unidades detallistas distintas, sin embargo al ser de contenido fijo nos es indicado que la proporción se mantiene siempre, por ende la unidad de comercialización no detallista de contenido no estándar fijo puede codificarse como si fuera una unidad de comercialización detallista, es decir que a partir de ahora un código de estándar GTIN-13 o GTIN-14 identificará la mezcla como tal de manera única, lo cual redunda en que esta unidad no detallista pueda ser captada por los lectores en el punto de venta. Estas unidades se simbolizan mediante ITF-14 o GS1-128. Vale la pena recordar que anteriormente ya se estudió la construcción de un código GTIN-13 y ya se estudió la estructura de los símbolos ITF-14 y GS1-128. Por ende mostraremos solamente los códigos para este tipo de unidades de comercialización como ejemplo de su estructura.
Ejemplo de construcción de un código para unidades de comercialización no detallistas de contenido no estándar variable.
Recordemos que este tipo de unidades son consideradas unidades logísticas, por ende se aplica el código SSCC, simbolizado siempre en GS1-128.
Pomociones
Una promoción es aquella unidad de producto que presenta un descuento en su precio de venta, se ofrece con contenido adicional, se ofrece con un regalo adicional y que no permanece en el mercado un tiempo mayor a 8 semanas. El fin de la generación de las promociones es persuadir la compra inmediata de una unidad de producto a través de un mejoramiento temporal de los atributos o características de valor del mismo.
Es imperativo en función del Marketing, establecer el impacto de las promociones, pero ello es difícil de determinar si las unidades se encuentran codificadas de manera tradicional. Vale la pena preguntarse ¿Cuándo es necesario cambiar el código en una promoción?, pues la respuesta es cuando la promoción tenga una unidad con:
Nuevo tamaño, peso y/o volumen.
Nueva marca o nombre.
Mismo producto con nuevo empaque (prueba de empaque), pero ambos productos de diferente empaque permanecen en el mercado.
Nueva presentación del producto.
Descuento en precio impreso en el empaque.
Otra pregunta importante es ¿Cuándo se puede volver a utilizar el código de una promoción?, pues la respuesta es:
Cada código promocional tiene una vida útil, la reasignación del código se puede dar un año después de la fecha establecida como plazo para terminar la vida útil del código.
Con esto finalizamos el ambiente de aplicación de unidades de comercialización.
IDENTIFICACIÓN DE ACTIVOS
La identificación de activos es realizada con el objetivo de identificar unidades físicas de la organización como unidades de inventario, y de esta manera estos activos codificados pueden ser controlados en el tiempo y en el espacio.
Los códigos que son utilizados para identificar activos no pueden ser usados con otros fines, estos deben permanecer únicos por un periodo de tiempo superior a tiempo establecido como vida útil del activo codificado.
Los activos susceptibles de codificación se clasifican en:
Activos fijos y
Activos retornables
Codificación de Activos Fijos
Usar códigos de barras en el manejo de activos físicos facilitan su control y actualización, mitigando errores en la gestión tradicional de inventario.
Para identificar activos fijos se recurre al estándar internacional de codificación GIAI (Global Individual Assets Codification) y un número de serie opcional. La construcción del código es tal como se mostrará a continuación.
El símbolo utilizado es el GS1-128.
Codificación de Activos Retornables
Un Activo retornable es un elemento reutilizable para una organización, o un elemento de transporte de determinado valor que frecuentement es utilizado para facilitar los procesos de transporte y almacenamiento.
Para identificar activos retornables se recurre al estándar internacional GRAI (Global returnable Assets Codification) y un número de serie opcional. El cálculo del código GRAI es totalmente a discreción de la organización tomando como base un código GTIN-13. Tal como se muestra a continuación.
IDENTIFICACIÓN DE RELACIONES DE SERVICIO
La codificación de las relaciones de servicio permiten identificar convenios de relación entre un usuario y un proveedor del servicio. Esta codificación puede utilizarse y se utiliza con mayor frecuencia en:
Pacientes
Estudiantes Universitarios
Trabajadores
Para identificar las relaciones de servicio se recurre al estándar internacional GSRN (Global Service Relation Number), y e usa el identificador de aplicación (8018), dado que siempre se utiliza la simbología GS1-128. La estructura del código es así:
Recordemos que la simbología a utilizar es la GS1-128.
LECTURA E INTERPRETACIÓN DEL CÓDIGO DE BARRAS
Para que los procesos que intervienen a lo largo de la Cadena de Abastecimiento funcionen de una manera más efectiva con relación a la aplicación de la identificación estándar mediante código de barras, este elemento debe integrarse con los sistemas de información que existan en la red de suministro.
Toda la información que describe un producto, servicio, activo y/o localización así como sus características se deben encontar en bases de datos y el código de barras debe ser la clave (llave) que permita el acceso a ellas.
¿QUÉ ES UN LECTOR DE CÓDIGO DE BARRAS?
El lector de código de barras es un equipo que permite el acceso a las bases de datos que contiene información respecto al producto, servicio o localización. Este se encarga de leer la información codificada en las barras y espacios del símbolo de código de barras, luego la envía hacia un software decodificador que se encarga de enviarla a un equipo de computo o terminal que procesa el ingreso de información como si hubiese sido ingresada a través de un periférico como el teclado.
¿CÓMO FUNCIONA UN LECTOR DE CÓDIGO DE BARRAS?
Para comprender el funcionamiento de un lector de código de barras hay que reconocer que existen dos elementos fundamentales:
ESCÁNER: El cual ilumina el símbolo y examina su reflexión. El fotodetéctor del dispositivo mide la luz reflejada y la convierte en una señal eléctrica que envía al decodificador.
DECODIFICADOR: Este recibe la señal digitalizada por el software de transmisión, y la transforma en una señal binaria (unos y ceros) para de esta forma completar el mensaje total.
TIPOS DE LECTORES DE CÓDIGO DE BARRAS
Debido al auge de esta tecnología de identificación estándar, el mercado de generación de códigos y lectores ha aumentado significativamente. Los lectores de código de barras se clasifican en:
Lectores Portátiles:
Lápiz Óptico: Debe ser deslizado haciendo contacto a lo ancho del código. Este instrumento es económico, liviano pero demanda práctica por parte de quien lo manipula.
Pistola Lectora: realiza un barrido mediante la luz láser y genera una señal de mayor frecuencia a la emitida por el lápiz óptico. Es rápido, lee a distancia, y es relativamente costoso.
CCD: El Charged Coupled Device posee una matriz de fotodetectores que rastrean toda la superficie del código. es rápido, económico, requiere estar cerca del código, y no lee códigos que rebasen el ancho de su ventana.
Láser Omnidireccional: Es un lector que envía un patrón de rayos láser y capta un símbolo de código de barras sin importar la orientación del mismo. Presenta todas las ventajas del mercado, es demasiado costoso.
Lectores Fijos
Son aquellos lectores que observamos en los supermercados, sus funciones han mejorado desde su implementación inicial. Su láser se dispara cuando se acerca un cuerpo en movimiento dispuesto para la lectura.
